Ihre ganze Sprachschule an einem Ort.

Alles für den Alltag

Erstellen Sie jede Rechnung und jedes Dokument aus maßgeschneiderten Vorlagen in Sekunden. Trennen Sie Anfragen und Buchungen und sehen Sie aktuelle, ankommende und abreisende Schüler auf einen Blick. Im Student Record steht alles zu einem Schüler in einer Ansicht, mit Zeitstrahl der Buchung samt Ferienpausen und Kursunterbrechungen.

Klassen visuell planen

Verwalten Sie Klassen in einem visuellen Plan mit automatischer oder täglicher Zuweisung. Weisen Sie Lehrer nach Verfügbarkeit und Qualifikation zu, regeln Sie Abwesenheiten und Vertretungen und machen Sie aus Anwesenheit Warnungen, Fortschrittsberichte und Zertifikate.

Familien & Schüler zuordnen

Verwalten Sie Gastfamilien und Residenzen mit Zimmern, Verpflegung und Matching-Kriterien. Sehen Sie alle Unterkunftsbuchungen, filtern Sie automatisch passende Anbieter, bestätigen Sie Zuordnungen gesammelt und verwalten Sie Versicherungsarten, Anbieter und Preise. Gastfamilien pflegen im Unterkunftsportal ihre Daten, Fotos und Abwesenheiten selbst und sehen ihre zugewiesenen Schüler und Zahlungen.

Als Add-on: Unterkunftsportal und Anfragen (25 € im Monat).

Ihr Aktivitätenprogramm

Verwalten Sie Aktivitäten, Anbieter und Begleiter. Bieten Sie Aktivitäten kostenlos oder kostenpflichtig an, koppeln Sie sie an gebuchte Kurse und lassen Sie Schüler direkt in der App buchen und bezahlen.

Klassenfahrten & Gruppen

Buchen Sie ganze Gruppen in einem Vorgang: Kurs, Unterkunft und Leistungen für alle Teilnehmer zusammen, mit Gruppenrechnung oder Gruppen-Proforma und Auswertungen je Gruppe.

Vor der Anreise

Erzeugen Sie Visa-Bestätigungsschreiben aus Ihren Vorlagen, markieren Sie visumpflichtige Buchungen und lassen Sie Schreiben per QR-Code auf Echtheit prüfen. Anreise- und Abreiselisten zeigen, wer wann ankommt und abreist.

Als Add-on: Visa-Bestätigungsschreiben (10 € im Monat).

Immer bereit für die Inspection

Fidelo erkennt selbst, welche Safeguarding- und Akkreditierungspunkte bei minderjährigen Schülern, Unterkünften, Lehrkräften und Group Leadern fehlen oder bald fällig sind, mit Fristen und Prioritäten. Nachweise hinterlegen Sie direkt am Datensatz, und für die Inspection exportieren Sie alles auf Knopfdruck. Mit Vorlage für die Accreditation UK Inspection Criteria 2024.

Kostenlose App, in den Einstellungen zuschaltbar.

Flughafen bis Haustür

Buchen Sie Flughafentransfers für An- und Abreise als Leistung mit Datum, Uhrzeit und Preis, auch online im Anmeldeformular. Fehlende Flugdaten werden gemeldet, bevor die Anreise ansteht.

Vom Termin zum Zeugnis

Planen Sie Prüfungstermine je Kurs, weisen Sie Prüfer zu, erfassen Sie Ergebnisse und erzeugen Sie Zeugnisse aus Ihren Vorlagen. Prüfungsvorbereitungskurse lassen sich als eigene Leistung anbieten. Prüfungsanmeldungen exportieren Sie im Format von telc, mit der BAMF-Kennnummer für DTZ und DTB.

Zahlen, die stimmen

Nutzen Sie detaillierte Listen für ein- und ausgehende Zahlungen, Umsatz und Anbieter-Zahlungen. Anbieter-Vergütungen werden automatisch nach Ihren Abrechnungsregeln berechnet, und Sie exportieren maßgeschneiderte Dateien zu QuickBooks, Xero, Sage 50 oder Datev.

Im Paket Pro.

Rechnen, wie Ihre Kunden zahlen

Stellen Sie Proforma-Rechnungen vor der Buchungsbestätigung aus und wandeln Sie sie später in Rechnungen um. Teilen Sie Beträge in Anzahlung und Teilrechnungen mit eigenen Fälligkeiten, auch für Gruppen.

Teilrechnungen im Paket Pro.

Offene Posten im Griff

Jeder Rechnungsempfänger bekommt eine Debitorennummer für Ihre Buchhaltung und den Export. Offene Posten und Überzahlungen stehen in eigenen Listen, damit Guthaben verrechnet oder erstattet werden. Per Klick erzeugen Sie einen Kontoauszug je Agentur oder Buchung.

Im Paket Pro.

Für die E-Rechnungspflicht gerüstet

Erzeugen Sie E-Rechnungen nach XRechnung und Factur-X, mit dem XML eingebettet im PDF, und exportieren Sie nach DATEV. Freigegebene Rechnungen bleiben unveränderbar: Korrekturen laufen über Stornorechnungen mit eigener Nummer, Nummernkreise vergeben lückenlos, jede Version bleibt mit Ersteller und Zeitpunkt erhalten. Für Standorte in Spanien registriert Fidelo Rechnungen zusätzlich bei Verifactu. Für Rechnungen an Behörden tragen Sie die Leitweg-ID bzw. Käuferreferenz direkt an der Rechnungsadresse ein.

Rechnungsfreigabe und DATEV-Export (Buchungsstapel) im Paket Pro. Als Add-on: XRechnung / Factur-X (15 € im Monat); Verifactu (40 € im Monat plus 150 € einmalig).

Online bezahlt werden

Schüler zahlen per PayPal, Klarna oder Stripe bei der Anmeldung oder jederzeit später, mit optionalen oder verpflichtenden Beträgen, die Sie steuern. Zahlungseingänge über Flywire oder TransferMate werden automatisch synchronisiert. Jede Rechnung lässt sich per Zahlungslink und Zahlungsformular online bezahlen.

Als Add-on, je 25 € im Monat: PayPal, Klarna, Stripe, Flywire Widget, TransferMate.

Keinen Lead verlieren

Verwalten und gruppieren Sie Agenturen und synchronisieren Sie mit HubSpot; Salesforce und andere Werkzeuge binden Sie über Zapier an. Legen Sie Provisionskategorien und Zahlungsbedingungen fest, damit alles automatisch läuft, und speichern Sie jede Beschwerde mit Wiedervorlage und Historie. In der Vertriebs-Pipeline ziehen Sie Anfragen per Drag & Drop durch Ihre eigenen Stufen bis zu „gewonnen“ oder „verloren“.

Vertriebs-Pipeline und Beschwerden im Paket Pro. Als Add-on: HubSpot (25 € im Monat).

Aus E-Mail wird Buchung

Leiten Sie eine Anmeldung per E-Mail oder als Dokument weiter: Die KI liest Namen, Kurse, Termine und Unterkunftswünsche aus und legt daraus eine Anfrage oder Buchung an, die Sie vor dem Speichern prüfen. Was sie nicht zuordnen kann, landet als Kommentar. Die KI läuft auf unserem eigenen Server in Deutschland, DSGVO-konform.

Kennzahlen für jede Rolle

Dashboards für Geschäftsführung, Vertrieb, Betrieb und Finanzen zeigen die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick, mit Zielen, Warnungen und Berichten, die automatisch per E-Mail kommen. Dazu messen Sie, wie viele Besucher Ihre Online-Formulare bis zur Anmeldung ausfüllen, und sehen den Break-even je Klasse. Umfangreiche Standardauswertungen sind in jedem Paket enthalten.

Eigene Berichte und angepasste Auswertungen im Paket Pro.

Professionelle Ausweise

Nehmen Sie Schülerfotos per Webcam am Empfang auf und erzeugen Sie Ausweise im Stapel. Erzeugen Sie druckfertige PDF-Stapel für den Ausweisdruck, ein professioneller erster Eindruck.

Formulare, die einspeisen

Erzeugen Sie Anmelde-, Anfrage-, Einstufungstest-, Feedback-, Preislisten- und Zahlungsformulare und binden Sie sie per WordPress- oder TYPO3-Plugin oder als Widget in jede Website ein, im Stil Ihrer Website, mit PayPal, Stripe oder Klarna. Schüler bestätigen ein Angebot selbst online und machen daraus eine Buchung. Die Formulare sind auf Barrierefreiheit nach dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) ausgelegt.

Als Add-on, je 25 € im Monat: PayPal, Stripe, Klarna.

Ihre Schule in der Tasche

Bieten Sie Ihre eigene App, in der Schüler Stundenpläne, Anwesenheit, persönliche und Buchungsdaten sowie Unterkunft sehen. Senden Sie Push-Nachrichten und lassen Sie online für Aktivitäten zahlen. Sie entscheiden, was sichtbar ist.

Als Add-on für 60 € im Monat plus 950 € einmalig.

Lehrer pflegen selbst

Lehrer greifen auf die Software zu, sehen ihre Klassen und Schüler und erfassen Kursinhalte, Noten, Notizen, Anwesenheit und Fortschritt täglich oder wöchentlich.

Das Lehrerportal ist in jedem Paket enthalten. Abrechnung einsehen und Schüler selbst in Klassen aufnehmen gehören zum erweiterten Portal. Als Add-on: Lehrerportal mit Klassenverwaltung (50 € im Monat).

Self-Service für Agenten

Geben Sie jeder Agentur einen eigenen Login, um Buchungen, Leistungen, Zahlungsdetails und Dokumente direkt auf Ihrer Website einzusehen.

Vertrauen schwarz auf weiß

Jeden Monat erhält jede Agentur automatisch einen Auszug wie einen Kontoauszug: vorausbezahlte und erbrachte Leistungen, Stand der Unterkünfte, Provisionen und Erstattungen. Ein Prüfcode auf jedem Auszug belegt die Echtheit, die Zahlen kommen direkt aus dem System. Für den Ernstfall exportieren Sie die Unterlagen ausgewählter Buchungen jederzeit als ZIP.

Kostenlose App, in den Einstellungen zuschaltbar.

Mehrere Standorte, ein System

Führen Sie mehrere Schulen oder Standorte in einer Installation. Lehrer-Logins und Auswertungen arbeiten standortübergreifend, Schüler und Buchungen bleiben ihrem Standort zugeordnet.

Ihre Daten, Ihre Felder

Ergänzen Sie Schüler, Buchungen und weitere Datensätze um eigene Felder, nutzen Sie sie in Vorlagen, Filtern und Auswertungen und übertragen Sie sie per API oder an HubSpot.

Übertragung per API im Paket Pro. Als Add-on: HubSpot (25 € im Monat).

Hilfe, wenn nötig

Durchsuchen Sie über 280 Anleitungen und Videos nach Stichwort oder Modul, verfolgen Sie den Status jeder Anfrage und erreichen Sie uns per Telefon oder In-App-Chat. Im Notfall reagieren wir über das Notfallformular rund um die Uhr innerhalb von höchstens 30 Minuten.

Ihre Daten in sicheren Händen

Ihre Installation läuft auf einem Server in der EU (für Kunden außerhalb der EU in ihrer Region) mit nächtlichen Backups auf einem separaten Server. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Intrusion Prevention, protokollierter Zugriff und isolierte Datenbanken, nach DSGVO und BDSG. Anmeldung auch per Passkey, und auf Wunsch anonymisieren Sie einzelne Schüler vollständig.

Alles verbinden

Synchronisieren Sie Daten über APIs zu SSO, XML-Rechnungen, HubSpot, Moodle, Canvas, PayPal, Flywire, Klarna, TransferMate, Stripe, RD Station, Mews und iVvy, plus individueller JSON-REST-API für alles Weitere. Webhooks melden Ereignisse in Echtzeit an Ihre Systeme, und jede Anbindung bekommt ihren eigenen API-Schlüssel.

Eigene REST-API im Paket Pro. Als Add-on: Einmalanmeldung (SSO), HubSpot, Moodle, PayPal, Flywire Widget, Klarna, TransferMate, Stripe, RD Station, Mews, iVvy (je 25 € im Monat); XML-Rechnungen (Italien) (15 € im Monat).

Wir übernehmen Ihre Daten

Sparen Sie Wochen manueller Eingabe: Wir importieren Anfragen, Buchungen, Leistungen, Rechnungen, Zahlungen, Anbieter, Agenturen und Lehrer, auch aus Class, Intrinsiq, Easymate, SchoolWorks, FileMaker, Access, Excel und SQL.