Ihr ganzes Geschäft liegt hier. So schützen wir es auch.

Ja. Jede Installation läuft auf einem Server in der EU (für Kunden außerhalb der EU in ihrer Region), die nächtlichen Backups liegen verschlüsselt in einem anderen EU-Land. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Intrusion Prevention, protokollierte Zugriffe und isolierte Datenbanken schützen Ihre Daten gemäß DSGVO und BDSG.

Für Kunden in der EU auf einem Server in der EU. Server außerhalb der EU gibt es nur für Kunden außerhalb der EU, jeweils in der Region mit der besten Latenz für deren Nutzer. Ihre Installation ist von anderen Kunden isoliert; die nächtlichen Backups liegen räumlich getrennt in einem Rechenzentrum in einem anderen EU-Land. Für Kunden in der EU und im EWR erfolgt die Verarbeitung innerhalb der EU und des EWR; eine Übermittlung in ein Drittland gibt es nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung, so steht es im AV-Vertrag.

Ja. Auftragsverarbeitungsvertrag, TOM-Dokument und Subprozessorenliste schicken wir Ihnen auf Anfrage für Ihre Beschaffung oder IT-Prüfung. Den unterschriebenen AVV erhalten Sie mit Ihrem Lizenzvertrag.

Nein, eine externe Zertifizierung haben wir nicht. Unsere internen Prozesse orientieren sich an den Kontrollzielen der ISO 27001 und an Art. 32 DSGVO. Sie werden jährlich und nach jeder größeren Systemänderung anhand einer dokumentierten Checkliste überprüft, die Ergebnisse zeichnet die Geschäftsführung ab.

Spätestens mit Ende des Lizenzvertrags, auf Wunsch früher, übergeben wir Ihnen Ihre Daten in maschinenlesbarer Form oder löschen sie datenschutzkonform, Backups eingeschlossen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Ein Löschprotokoll erhalten Sie auf Anfrage. Während der Laufzeit haben Sie jederzeit vollen Zugriff auf Ihre Daten.

Fidelo unterstützt Sie dabei. Freigegebene Rechnungen sind unveränderbar und werden nicht gelöscht; Korrekturen laufen über Stornorechnungen mit eigener Nummer. Nummernkreise vergeben lückenlos, jede Version eines Belegs bleibt mit Ersteller und Zeitpunkt erhalten, das freigegebene PDF wird unverändert aufbewahrt, und alle Zugriffe laufen über persönliche Konten. Für die Buchhaltung exportieren Sie nach DATEV, in Deutschland erzeugt Fidelo E-Rechnungen als XRechnung oder Factur-X. Eine amtliche GoBD-Zertifizierung für Software gibt es nicht; die Verfahrensdokumentation bleibt Ihre Aufgabe, die Systembeschreibung dafür stellen wir bereit.

Nein. Die KI-Funktionen von Fidelo laufen mit einem offenen Sprachmodell (Open Weight), das wir auf unseren eigenen Servern in Deutschland betreiben. E-Mails und Buchungsdaten verlassen unsere Systeme dafür nicht, und Sie brauchen keinen Vertrag und keinen API-Schlüssel bei einem KI-Anbieter. Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet. Gespeichert wird nichts, was ein Mitarbeiter nicht bestätigt hat. Nur wenn Sie selbst eine Drittanbieter-Anbindung zuschalten, etwa den Sprechtest von Hallo.ai, gehen die dafür nötigen Daten an diesen Anbieter.

Bis zu zwölf Monate. Wir halten tägliche, wöchentliche und monatliche Stände vor, verschlüsselt und räumlich getrennt in einem anderen EU-Land. Bei Vertragsende werden Ihre Daten einschließlich der Backups gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.