Toute votre école de langues en un seul endroit.

Tout pour le quotidien

Créez chaque facture et chaque document en quelques secondes à partir de modèles sur mesure. Séparez demandes et réservations, visualisez d’un coup d’œil les étudiants présents, en arrivée et en départ, et suivez le statut des réservations et des paiements grâce à la comptabilité et aux rapports intégrés.

Planifiez vos classes visuellement

Gérez vos classes dans un planning visuel avec affectation automatique ou au jour le jour. Affectez les enseignants selon leur disponibilité et leurs qualifications, gérez absences et remplacements, et transformez les présences en avertissements, rapports de progression et certificats.

Associez familles et étudiants

Gérez familles d’accueil et résidences avec chambres, formules de pension et critères d’affectation. Visualisez toutes les réservations d’hébergement, filtrez automatiquement les prestataires adaptés, confirmez les affectations en bloc et gérez types d’assurance, prestataires et tarifs.

Votre programme d’activités

Gérez activités, prestataires et accompagnateurs. Proposez des activités gratuites ou payantes, associez-les aux cours réservés et laissez les étudiants les réserver et les payer directement dans l’application.

Voyages scolaires et groupes

Réservez des groupes entiers en une seule opération : cours, hébergement et prestations pour tous les participants, avec facture ou proforma de groupe et rapports par groupe.

Avant l’arrivée

Générez des lettres de confirmation de visa à partir de vos modèles, signalez les réservations soumises à visa et faites vérifier les lettres par QR code. Les listes d’arrivées et de départs indiquent qui arrive et repart, et quand.

En option : Lettre de vérification de visa (10 € par mois).

De l’aéroport à la porte

Réservez des transferts aéroport à l’arrivée et au départ comme prestation avec date, heure et prix, également en ligne dans le formulaire d’inscription. Les données de vol manquantes sont signalées avant l’arrivée.

De la date au relevé de notes

Planifiez les dates d’examen par cours, affectez les examinateurs, saisissez les résultats et générez les relevés de notes à partir de vos modèles. Les cours de préparation aux examens peuvent être proposés comme prestation à part entière.

Des chiffres justes

Utilisez des listes détaillées pour les paiements entrants et sortants, le chiffre d’affaires et les paiements aux prestataires. Les rémunérations des prestataires sont calculées automatiquement selon vos règles de facturation, et vous exportez des fichiers sur mesure vers QuickBooks, Xero, Sage 50 ou DATEV.

Dans la formule Pro.

Facturer comme vos clients paient

Émettez des factures proforma avant la confirmation de la réservation et convertissez-les ensuite en factures. Répartissez les montants en acompte et factures intermédiaires avec leurs propres échéances, aussi pour les groupes.

Factures d’acompte dans la formule Pro.

Impayés sous contrôle

Chaque destinataire de facture reçoit un numéro de compte client pour votre comptabilité et vos exports. Factures en attente de règlement et trop-perçus figurent dans des listes dédiées, pour compenser ou rembourser les avoirs.

Dans la formule Pro.

Factures inaltérables

Générez vos factures électroniques au format Factur-X, avec le XML intégré au PDF. Les factures validées restent inaltérables : les corrections passent par des avoirs (factures rectificatives) avec leur propre numéro, la numérotation est continue et chaque version est conservée avec son auteur et sa date. Pour vos clients en Allemagne, Fidelo produit aussi le format XRechnung, pour l’Espagne les factures sont enregistrées auprès de Verifactu, et l’export comptable part vers Sage 50, Xero, QuickBooks ou DATEV.

Validation des factures et export DATEV (lot comptable) dans la formule Pro. En option : XRechnung / Factur-X (15 € par mois) ; Verifactu (40 € par mois plus 150 € une seule fois).

Encaissez en ligne

Les étudiants paient par PayPal, Klarna ou Stripe lors de l’inscription ou à tout moment par la suite, avec des montants optionnels ou obligatoires que vous contrôlez. Les paiements reçus via Flywire ou TransferMate sont synchronisés automatiquement.

En option, 25 € par mois chacune : PayPal, Klarna, Stripe, Flywire Widget, TransferMate.

Ne perdez aucun prospect

Gérez et regroupez les agences et synchronisez avec Salesforce ou HubSpot. Définissez catégories de commission et conditions de paiement pour que tout fonctionne automatiquement, et enregistrez chaque réclamation avec date de relance et historique complet.

En option : HubSpot (25 € par mois).

Standards ou personnalisés

Utilisez de nombreux rapports standard ou composez vos propres rapports à partir de nombreuses colonnes et valeurs disponibles, pour obtenir exactement les statistiques dont vous avez besoin.

Rapports personnalisés dans la formule Pro.

Des cartes professionnelles

Prenez les photos des étudiants par webcam à l’accueil et générez les cartes par lots. Créez des lots de PDF prêts à imprimer pour vos cartes, une première impression professionnelle.

Des formulaires qui alimentent le système

Générez des formulaires d’inscription, de demande, de test de niveau, de satisfaction, de listes de prix et de paiement et intégrez-les via le plugin WordPress, comme widget sur n’importe quel site ou via le plugin TYPO3, dans le style de votre site, avec PayPal, Stripe ou Klarna.

En option, 25 € par mois chacune : PayPal, Stripe, Klarna.

Votre école dans la poche

Proposez votre propre application, où les étudiants consultent emplois du temps, présences, données personnelles et de réservation ainsi que l’hébergement. Envoyez des notifications push et faites payer les activités en ligne. Vous décidez de ce qui est visible.

En option pour 60 € par mois plus 950 € une seule fois.

Les enseignants saisissent leurs données

Les enseignants accèdent au logiciel, consultent leurs classes et leurs étudiants et saisissent contenus de cours, notes, remarques, présences et progression au quotidien ou à la semaine.

Le portail enseignant est inclus dans toutes les formules. Consulter sa facturation et ajouter soi-même des étudiants aux classes relèvent du portail étendu. En option : Portail enseignant avec gestion des classes (50 € par mois).

Libre-service pour les agents

Donnez à chaque agence son propre accès pour consulter réservations, prestations, détails de paiement et documents directement sur votre site web.

Plusieurs sites, un système

Gérez plusieurs écoles ou sites dans une seule installation. Les accès enseignants et les rapports fonctionnent entre les sites, les étudiants et les réservations restent rattachés à leur site.

Vos données, vos champs

Ajoutez vos propres champs aux étudiants, réservations et autres fiches, utilisez-les dans les modèles, filtres et rapports, et transmettez-les via l’API ou vers HubSpot.

Transmission via l’API dans la formule Pro. En option : HubSpot (25 € par mois).

De l’aide quand il le faut

Consultez plus de 280 guides et vidéos par mot-clé ou par module, suivez le statut de chaque demande et contactez-nous par téléphone ou par chat intégré, plus un formulaire d’urgence 24 h/24 et 7 j/7 pour les cas urgents.

Votre outil central, protégé comme tel

Votre installation tourne sur un serveur dans l’UE (pour les clients hors UE, dans leur région), avec des sauvegardes nocturnes sur un serveur séparé. Authentification à deux facteurs, prévention des intrusions, accès journalisés et bases de données isolées, conformément au RGPD.

Connectez tout

Synchronisez vos données via des API avec SSO, factures XML, HubSpot, Moodle, Canvas, PayPal, Flywire, Klarna, TransferMate, Stripe, RD Station, Mews et iVvy, plus une API REST (JSON) sur mesure pour tout le reste.

API REST personnalisée dans la formule Pro. En option : Authentification unique (SSO), HubSpot, Moodle, PayPal, Flywire Widget, Klarna, TransferMate, Stripe, RD Station, Mews, iVvy (25 € par mois chacune) ; Factures XML (Italie) (15 € par mois).

Nous reprenons vos données

Économisez des semaines de saisie manuelle : nous importons demandes, réservations, prestations, factures, paiements, prestataires, agences et enseignants, y compris depuis Class, Easymate, SchoolWorks, FileMaker, Access, Excel et SQL.