Von der Anmeldung bis zum Zertifikat in einem System.

Alles für den Alltag

Erstellen Sie jede Rechnung und jedes Dokument aus maßgeschneiderten Vorlagen in Sekunden. Trennen Sie Anfragen und Anmeldungen und sehen Sie laufende, beginnende und endende Teilnahmen auf einen Blick. In der Teilnehmerakte steht alles zu einer Person in einer Ansicht, mit Zeitstrahl der Anmeldung samt Pausen.

Kurse visuell planen

Verwalten Sie Kurse, Seminare und Workshops in einem visuellen Plan mit automatischer oder täglicher Zuweisung. Weisen Sie Trainer nach Verfügbarkeit und Qualifikation zu, regeln Sie Abwesenheiten und Vertretungen und halten Sie Räume und Zeitfenster konfliktfrei. Verteilen Sie Kurse auf mehrere Kursorte und sagen Sie einen Kurs bei Bedarf komplett ab: Raum, Trainer und Teilnehmer werden wieder frei.

Von Anwesenheit zu Zertifikat

Erfassen Sie Anwesenheit täglich oder wöchentlich und machen Sie daraus Warnungen, Fortschrittsberichte und Teilnahmezertifikate: automatisch erzeugt aus Ihren eigenen Vorlagen.

Vom Termin zum Zeugnis

Planen Sie Prüfungstermine je Kurs, weisen Sie Prüfer zu, erfassen Sie Ergebnisse und erzeugen Sie Zeugnisse aus Ihren Vorlagen. Prüfungsvorbereitungskurse lassen sich als eigene Leistung anbieten. Prüfungsanmeldungen exportieren Sie im Format von telc, mit der BAMF-Kennnummer für DTZ und DTB.

Formulare, die einspeisen

Erzeugen Sie Anmelde-, Anfrage-, Einstufungstest-, Feedback-, Preislisten- und Zahlungsformulare und binden Sie sie per WordPress- oder TYPO3-Plugin oder als Widget in jede Website ein, im Stil Ihrer Website, mit PayPal, Stripe oder Klarna. Jede Anmeldung landet direkt im System. Teilnehmer bestätigen ein Angebot selbst online und machen daraus eine Anmeldung. Die Formulare sind auf Barrierefreiheit nach dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) ausgelegt.

Als Add-on, je 25 € im Monat: PayPal, Stripe, Klarna.

Online bezahlt werden

Teilnehmer zahlen per PayPal, Klarna oder Stripe bei der Anmeldung oder jederzeit später, mit optionalen oder verpflichtenden Beträgen, die Sie steuern. Zahlungseingänge über Flywire oder TransferMate werden automatisch synchronisiert. Jede Rechnung lässt sich per Zahlungslink und Zahlungsformular online bezahlen.

Als Add-on, je 25 € im Monat: PayPal, Klarna, Stripe, Flywire Widget, TransferMate.

Rechnen, wie Ihre Kunden zahlen

Stellen Sie Proforma-Rechnungen vor der Buchungsbestätigung aus und wandeln Sie sie später in Rechnungen um. Teilen Sie Beträge in Anzahlung und Teilrechnungen mit eigenen Fälligkeiten, auch für Gruppen.

Offene Posten im Griff

Jeder Rechnungsempfänger bekommt eine Debitorennummer für Ihre Buchhaltung und den Export. Offene Posten und Überzahlungen stehen in eigenen Listen, damit Guthaben verrechnet oder erstattet werden.

Im Paket Pro.

Für die E-Rechnungspflicht gerüstet

Erzeugen Sie E-Rechnungen nach XRechnung und Factur-X, mit dem XML eingebettet im PDF. Freigegebene Rechnungen bleiben unveränderbar: Korrekturen laufen über Stornorechnungen mit eigener Nummer, Nummernkreise vergeben lückenlos, jede Version bleibt mit Ersteller und Zeitpunkt erhalten. Für Standorte in Spanien registriert Fidelo Rechnungen zusätzlich bei Verifactu. Für Rechnungen an Behörden tragen Sie die Leitweg-ID bzw. Käuferreferenz direkt an der Rechnungsadresse ein.

Rechnungsfreigabe und DATEV-Export (Buchungsstapel) im Paket Pro. Als Add-on: XRechnung / Factur-X (15 € im Monat); Verifactu (40 € im Monat plus 150 € einmalig).

Ein Dritter zahlt

Rechnen Sie Kurse mit dem ab, der zahlt: eine staatliche Stelle, eine Förderstelle, ein Arbeitgeber oder eine andere Institution übernimmt als Kostenträger den Kurs oder alle Leistungen eines Teilnehmers, mit eigenen Zahlungsbedingungen und hinterlegter Kostenübernahme samt Gültigkeitszeitraum. Anwesenheitsnachweise und Teilnahmebescheinigungen erzeugen Sie direkt aus der erfassten Anwesenheit. Firmen kaufen ein Lektionenguthaben, aus dem mehrere Mitarbeitende und Anmeldungen schöpfen; Sie sehen jederzeit, was gekauft, gebunden und noch frei ist. Für geförderte Maßnahmen ist Fidelo von der Bundesagentur für Arbeit für das Verfahren eM@w zertifiziert.

Firmenkunden als Rechnungsempfänger in jedem Paket, Kostenträger (Sponsoring) im Paket Pro.

Keinen Lead verlieren

Verwalten und gruppieren Sie Privat- und Firmenkunden und synchronisieren Sie mit HubSpot; Salesforce und andere Werkzeuge binden Sie über Zapier an. Fassen Sie bei jeder Anfrage nach und speichern Sie jede Beschwerde mit Wiedervorlage und Historie. In der Vertriebs-Pipeline ziehen Sie Anfragen per Drag & Drop durch Ihre eigenen Stufen bis zu „gewonnen“ oder „verloren“.

Vertriebs-Pipeline im Paket Pro. Als Add-on: HubSpot (25 € im Monat).

Aus E-Mail wird Anmeldung

Leiten Sie eine Anmeldung per E-Mail oder als Dokument weiter: Die KI liest Namen, Kurse und Termine aus und legt daraus eine Anfrage oder Anmeldung an, die Sie vor dem Speichern prüfen. Was sie nicht zuordnen kann, landet als Kommentar. Die KI läuft auf unserem eigenen Server in Deutschland, DSGVO-konform.

Kennzahlen für jede Rolle

Dashboards für Geschäftsführung, Vertrieb, Betrieb und Finanzen zeigen die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick, mit Zielen, Warnungen und Berichten, die automatisch per E-Mail kommen. Dazu messen Sie, wie viele Besucher Ihre Online-Formulare bis zur Anmeldung ausfüllen, und sehen den Break-even je Kurs. Umfangreiche Standardauswertungen sind in jedem Paket enthalten.

Eigene Berichte und angepasste Auswertungen im Paket Pro.

Ihre Kurse in der Tasche

Bieten Sie Ihre eigene App, in der Teilnehmer Stundenpläne, Anwesenheit, persönliche und Buchungsdaten sehen. Senden Sie Push-Nachrichten und lassen Sie online bezahlen. Sie entscheiden, was sichtbar ist.

Als Add-on für 60 € im Monat plus 950 € einmalig.

Trainer pflegen selbst

Trainer greifen auf die Software zu, sehen ihre Kurse und Teilnehmer und erfassen Kursinhalte, Noten, Notizen, Anwesenheit und Fortschritt täglich oder wöchentlich.

Das Trainerportal ist in jedem Paket enthalten. Abrechnung einsehen und Teilnehmer selbst in Kurse aufnehmen gehören zum erweiterten Portal. Als Add-on: Lehrerportal mit Klassenverwaltung (50 € im Monat).

Abrechnung je Trainer

Hinterlegen Sie je Trainer ein Festgehalt pro Monat oder Woche oder Stundensätze mit Kostenkategorien. Die Honorarabrechnung entsteht aus den gehaltenen Stunden, ohne Nebenrechnung in Excel.

Im Paket Pro.

Mehrere Standorte, ein System

Führen Sie mehrere Standorte in einer Installation. Trainer-Logins und Auswertungen arbeiten standortübergreifend, Teilnehmer und Anmeldungen bleiben ihrem Standort zugeordnet.

Ihre Daten, Ihre Felder

Ergänzen Sie Teilnehmer, Anmeldungen und weitere Datensätze um eigene Felder, nutzen Sie sie in Vorlagen, Filtern und Auswertungen und übertragen Sie sie an HubSpot.

Als Add-on: HubSpot (25 € im Monat).

Eigene Systeme anbinden

Binden Sie eigene Systeme über eine individuelle JSON-REST-API an. Webhooks melden Ereignisse in Echtzeit an Ihre Systeme, und jede Anbindung bekommt ihren eigenen API-Schlüssel.

Im Paket Pro.

Hilfe, wenn nötig

Durchsuchen Sie über 280 Anleitungen und Videos nach Stichwort oder Modul, verfolgen Sie den Status jeder Anfrage und erreichen Sie uns per Telefon oder In-App-Chat. Im Notfall reagieren wir über das Notfallformular rund um die Uhr innerhalb von höchstens 30 Minuten.

Ihre Daten in sicheren Händen

Ihre Installation läuft auf einem Server in der EU (für Kunden außerhalb der EU in ihrer Region) mit nächtlichen Backups auf einem separaten Server. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Intrusion Prevention, protokollierter Zugriff und isolierte Datenbanken, nach DSGVO und BDSG. Anmeldung auch per Passkey, und auf Wunsch anonymisieren Sie einzelne Teilnehmer vollständig.

Wir übernehmen Ihre Daten

Sparen Sie Wochen manueller Eingabe: Wir importieren Anfragen, Anmeldungen, Leistungen, Rechnungen, Zahlungen, Anbieter und Trainer, auch aus Excel, Access, FileMaker und SQL.