Gérez vos formations et ateliers, de l’offre au certificat.

Tout pour le quotidien

Créez chaque facture et chaque document à partir de modèles sur mesure en quelques secondes. Séparez demandes et inscriptions et voyez d’un coup d’œil les participants en cours, qui commencent et qui terminent. La fiche participant réunit tout dans une seule vue, avec une frise chronologique de l’inscription, pauses comprises.

Planifiez vos cours visuellement

Gérez cours, formations et ateliers dans un planning visuel avec affectation automatique ou au jour le jour. Affectez les formateurs selon leur disponibilité et leurs qualifications, gérez absences et remplacements et gardez salles et créneaux horaires sans conflits. Répartissez les cours sur plusieurs lieux et annulez entièrement un cours si nécessaire : la salle, le formateur et les participants sont de nouveau libres. Affectez les participants d’un séminaire à une date adaptée sans grille hebdomadaire, même un à trois ans à l’avance, et les séminaires restent réservables la semaine même, jusqu’à peu avant leur début.

De la présence au certificat

Enregistrez les présences quotidiennement ou chaque semaine et transformez-les en avertissements, rapports de progression et attestations de participation : générés automatiquement à partir de vos propres modèles.

De la date au relevé de notes

Planifiez les dates d’examen par cours, affectez les examinateurs, saisissez les résultats et générez les relevés de notes à partir de vos modèles. Les cours de préparation aux examens peuvent être proposés comme prestation à part entière.

Des formulaires qui alimentent le système

Générez des formulaires d’inscription, de demande, de test de niveau, de satisfaction, de listes de prix et de paiement et intégrez-les via le plugin WordPress, comme widget sur n’importe quel site ou via le plugin TYPO3, dans le style de votre site, avec PayPal, Stripe ou Klarna. Chaque inscription arrive directement dans le système. Les participants confirment eux-mêmes une offre en ligne et la transforment en inscription. Les formulaires sont conçus pour être accessibles conformément à l’Acte européen sur l’accessibilité. Lors de l’inscription, l’IBAN du mandat de prélèvement SEPA est vérifié, plusieurs codes de réduction par inscription sont possibles, et des cours comme les bons cadeaux peuvent être réglés pour toujours commencer le jour de la réservation.

En option, 25 € par mois chacune : PayPal, Stripe, Klarna.

Encaissez en ligne

Les participants paient par PayPal, Klarna ou Stripe lors de l’inscription ou à tout moment par la suite, avec des montants optionnels ou obligatoires que vous contrôlez. Les paiements reçus via Flywire ou TransferMate sont synchronisés automatiquement. Chaque facture peut être réglée en ligne par lien et formulaire de paiement.

En option, 25 € par mois chacune : PayPal, Klarna, Stripe, Flywire Widget, TransferMate.

Facturer comme vos clients paient

Émettez des factures proforma avant la confirmation de la réservation et convertissez-les ensuite en factures. Répartissez les montants en acompte et factures intermédiaires avec leurs propres échéances, aussi pour les groupes.

Impayés sous contrôle

Chaque destinataire de facture reçoit un numéro de compte client pour votre comptabilité et vos exports. Factures en attente de règlement et trop-perçus figurent dans des listes dédiées, pour compenser ou rembourser les avoirs.

Dans la formule Pro.

Prêt pour la facture électronique

Générez vos factures électroniques au format Factur-X, avec le XML intégré au PDF. Les factures validées restent inaltérables : les corrections passent par des avoirs (factures rectificatives) avec leur propre numéro, la numérotation est continue et chaque version est conservée avec son auteur et sa date. Pour vos clients en Allemagne, Fidelo produit aussi le format XRechnung et, pour l’Espagne, enregistre les factures auprès de Verifactu. Pour les factures aux administrations publiques allemandes, saisissez la Leitweg-ID ou la référence acheteur directement dans l’adresse de facturation.

Validation des factures et export DATEV (lot comptable) dans la formule Pro. En option : XRechnung / Factur-X (15 € par mois) ; Verifactu (40 € par mois plus 150 € une seule fois).

Un tiers paie

Facturez celui qui paie : un organisme public, un organisme financeur, un employeur ou une autre institution prend en charge le cours ou l’ensemble des prestations d’un participant, avec ses propres conditions de paiement et un accord de prise en charge enregistré avec sa période de validité. Les justificatifs de présence et attestations de participation sortent directement des présences saisies. Les entreprises achètent un crédit de leçons dans lequel puisent plusieurs salariés et inscriptions ; vous voyez à tout moment ce qui a été acheté, engagé et ce qui reste disponible.

Clients entreprises comme destinataires des factures dans chaque formule, organismes financeurs dans la formule Pro.

Ne perdez aucun prospect

Gérez et regroupez clients particuliers et entreprises et synchronisez avec HubSpot, tandis que Salesforce et d’autres outils se connectent via Zapier. Relancez chaque demande et enregistrez chaque réclamation avec date de relance et historique complet. Dans le pipeline commercial, faites glisser les demandes à travers vos propres étapes jusqu’à « gagnée » ou « perdue ».

Pipeline commercial dans la formule Pro. En option : HubSpot (25 € par mois).

De l’e-mail à l’inscription

Transférez une inscription par e-mail ou sous forme de document : l’IA lit les noms, les cours et les dates et crée une demande ou une inscription que vous vérifiez avant de l’enregistrer. Ce qu’elle ne peut pas attribuer est conservé en commentaire. L’IA fonctionne sur notre propre serveur en Allemagne, conformément au RGPD.

Des indicateurs pour chaque rôle

Des tableaux de bord pour la direction, les ventes, l’exploitation et la finance affichent les chiffres clés d’un coup d’œil, avec objectifs, alertes et rapports envoyés automatiquement par e-mail. Vous mesurez aussi combien de visiteurs vont au bout de vos formulaires en ligne jusqu’à l’inscription et voyez le seuil de rentabilité de chaque cours. De nombreux rapports standard sont inclus dans chaque formule.

Rapports personnalisés et analyses sur mesure dans la formule Pro.

Vos cours dans la poche

Proposez votre propre application, où les participants consultent emplois du temps, présences, données personnelles et de réservation. Envoyez des notifications push et faites payer en ligne. Vous décidez de ce qui est visible.

En option pour 60 € par mois plus 950 € une seule fois.

Les formateurs saisissent leurs données

Les formateurs accèdent au logiciel, consultent leurs cours et leurs participants et saisissent contenus de cours, notes, remarques, présences et progression au quotidien ou à la semaine.

Le portail formateur est inclus dans toutes les formules. Consulter sa facturation et ajouter soi-même des participants aux cours relèvent du portail étendu. En option : Portail enseignant avec gestion des classes (50 € par mois).

Calcul par formateur

Enregistrez pour chaque formateur un salaire fixe mensuel ou hebdomadaire ou des taux horaires avec catégories de coûts. Le calcul de la rémunération découle des heures réellement données, sans calcul annexe dans Excel.

Dans la formule Pro.

Plusieurs sites, un système

Gérez plusieurs sites dans une seule installation. Les accès formateurs et les rapports fonctionnent entre les sites, les participants et les inscriptions restent rattachés à leur site.

Vos données, vos champs

Ajoutez vos propres champs aux participants, inscriptions et autres fiches, utilisez-les dans les modèles, filtres et rapports, et transmettez-les vers HubSpot.

En option : HubSpot (25 € par mois).

Connectez vos propres systèmes

Connectez vos propres systèmes via une API REST (JSON) sur mesure. Les webhooks signalent les événements à vos systèmes en temps réel, et chaque intégration dispose de sa propre clé API.

Dans la formule Pro.

De l’aide quand il le faut

Consultez plus de 280 guides et vidéos par mot-clé ou par module, suivez le statut de chaque demande et contactez-nous par téléphone ou par chat intégré. En cas d’urgence, le formulaire dédié reçoit une réponse en 30 minutes maximum, 24 h/24.

Vos données en de bonnes mains

Votre installation tourne sur un serveur dans l’UE (pour les clients hors UE, dans leur région), avec des sauvegardes nocturnes sur un serveur séparé. Authentification à deux facteurs, prévention des intrusions, accès journalisés et bases de données isolées, conformément au RGPD. Connexion également par passkey, et sur demande, anonymisez entièrement certains participants.

Nous reprenons vos données

Économisez des semaines de saisie manuelle : nous importons demandes, inscriptions, prestations, factures, paiements, prestataires et formateurs, y compris depuis Excel, Access, FileMaker et SQL.