En resumen: Empezar gratis es legítimo, no una trampa. Termina en tres puntos: cuando empieza a moverse dinero, cuando varias personas mantienen los mismos datos y cuando alguien tiene que responder. En este mercado, el código abierto es casi siempre una plataforma de aprendizaje, no un sistema de gestión. Y los planes gratuitos de los proveedores comerciales suelen ser techos, no regalos.

«Gratis» es, con diferencia, la palabra que más se añade a las búsquedas de software, en todos los idiomas. No es tacañería. Quien monta una academia o un programa de cursos a menudo todavía no tiene presupuesto y quiere saber primero si se puede sin él. La respuesta honesta es: durante un tiempo, sí. Este artículo dice cuánto.

Hay tres «gratis» distintos

Se meten en el mismo saco y no podrían ser más diferentes.

La hoja de cálculo. Excel o Google Sheets no cuestan nada, son suyos, funcionan de inmediato y son insuperablemente flexibles. Para un formador con veinte participantes no son un apaño, son la respuesta correcta. Cómo se nota que dejan de serlo está en nuestro plan de migración desde Excel.

El plan gratuito de un proveedor comercial. Aquí «gratis» es un instrumento de marketing con techo incorporado. En nuestro informe de precios revisamos diez proveedores del sector: solo tres ofrecen una prueba real en autoservicio y, en otros dos, el botón «Free Trial» lleva a un formulario de contacto o a un contrato de prueba con cuestionario. Donde hay plan gratuito, tiene límites; en un proveedor termina en cien contactos (datos de agosto de 2026). Nada de eso es injusto. Solo conviene conocer el techo antes de meter los datos.

El código abierto. Aquí está el mayor malentendido, y merece la pena mirarlo de cerca.

Aquí, código abierto significa plataforma de aprendizaje, no gestión

Quien busca gestión de cursos de código abierto acaba casi siempre en Moodle, ILIAS o Chamilo. Son sistemas maduros, con comunidades grandes detrás y presentes en universidades de todo el mundo. Pero son plataformas de aprendizaje: dan aulas virtuales, materiales, tareas, exámenes y notas.

Lo que no hacen es llevar su negocio. Convertir una consulta en un presupuesto. Ocupar una plaza de alojamiento y pagar al proveedor. Emitir una factura parcial cuando el cliente paga en dos plazos. Liquidar una comisión con una agencia. Asignar un cobro a la factura correcta. Ahí es exactamente donde se va el tiempo de una academia o de un centro de formación.

No es una crítica a esos proyectos: están hechos para otra cosa. Solo significa que el hueco sigue ahí, y que suele acabar tapado otra vez con una hoja de cálculo.

Los tres costes que no aparecen en ninguna factura

Primero, su tiempo. El software alojado por uno mismo hay que instalarlo, actualizarlo, respaldarlo y restaurarlo. Alguien tiene que pagar la factura del servidor, aplicar las actualizaciones de seguridad y, llegado el caso, recuperar la copia de seguridad a las tres de la mañana. Si esa persona es usted, el software no es gratuito: está pagado con sus horas.

Segundo, la responsabilidad. Usted trata nombres, fechas de nacimiento, direcciones y, en programas para menores, datos de salud. Con un proveedor hay detrás un contrato de encargo de tratamiento, medidas técnicas y organizativas, una política de supresión y alguien que comparte la responsabilidad si algo sale mal. Con una instalación propia usted es las dos figuras a la vez. Es viable, pero es una decisión consciente, no un ahorro.

Tercero, el momento en que algo falla. Ningún plan gratuito ni ningún proyecto de código abierto le debe una respuesta. Si en plena campaña de matrículas el formulario de su web deja de transmitir, lo que decide es si puede llamar a alguien o tiene que buscar en un foro.

Cuándo gratis es de verdad la respuesta correcta

Sin rodeos: si trabaja solo o con una persona más, atiende a un número manejable de participantes, no gestiona alojamientos, no vende a través de agencias y cobra por transferencia, hoy no necesita software de gestión. Una buena hoja de cálculo y una carpeta bastan. Gastar dinero en esa situación no sería una inversión, sería un gasto.

El punto de inflexión se reconoce. Cuando dos personas mantienen la misma lista y la verdad pasa a ser opinable. Cuando los pagos llegan a plazos y ya nadie sabe quién debe qué. Cuando aparecen alojamientos, traslados o comisiones y cada cosa se lleva su propia hoja. Cuando un organismo público, un auditor o un participante pide información y usted busca en cuatro archivos.

Y entonces, ¿cuánto cuesta la alternativa?

Lo hacemos como nos gustaría que lo hicieran los demás: todos nuestros precios están públicos en la página de precios, con tablas completas y una calculadora. Fidelo cuesta entre 20 € y 95 € por usuario administrativo y mes, según paquete y número de usuarios. A ello se suma una cuota única de puesta en marcha y formación de 660 € a 1.450 €, según el paquete. Participantes, estudiantes, profesores, formadores y agentes no cuestan nada y son ilimitados: solo paga quien trabaja dentro del sistema.

Puede probar Fidelo gratis con un acceso de demostración. Además, le ofrecemos una demostración guiada de treinta minutos siguiendo sus propios procesos, porque un sistema vacío y sin configurar no responde por sí solo a la pregunta que usted tiene de verdad.

Si está empezando, quédese con la hoja de cálculo. Si reconoce las señales de arriba, vemos juntos su forma de trabajar.