Quien elige software de gestión para una escuela de idiomas, un centro de formación o una agencia de cursos de idiomas en el extranjero se topa con un vocabulario propio: mitad negocio de viajes, mitad actividad educativa, mitad lista de precios de software. Este glosario define los 20 términos que realmente aparecen en demos, presupuestos y contratos, en orden alfabético. Cada definición se sostiene por sí sola; los ejemplos que la siguen explican por qué el término cuenta en la práctica.

App de marca blanca

Una app de marca blanca es una aplicación o un portal que se presenta con el nombre y el diseño de la escuela en lugar de con la marca del fabricante del software. Para la escuela cuenta la imagen exterior: estudiantes y agencias ven a la escuela, no a su proveedor de software. Técnicamente sigue siendo el mismo producto. Conviene comprobar qué elementos se pueden personalizar realmente (logotipo, colores, dominio) y cuánto cuesta.

Asignación de familias anfitrionas (homestay)

La asignación de familias anfitrionas es el emparejamiento de estudiantes con familias según criterios registrados: alergias, mascotas, alimentación, hogar de fumadores, distancia a la escuela. El software filtra automáticamente: los anfitriones cuyas características no encajan con los requisitos del estudiante ni siquiera aparecen en la selección. Junto con los periodos de ocupación, esto evita los dos errores clásicos de la gestión manual: la doble asignación y el gato en casa del alérgico.

Comisión de agencia

La comisión de agencia es la retribución que una escuela de idiomas paga a una agencia intermediaria por una reserva conseguida: normalmente como porcentaje del precio del curso, a menudo escalonada por agencia o tipo de servicio. El software de gestión lo representa mediante categorías de comisión y condiciones de pago, de modo que las facturas y abonos de comisiones se generan automáticamente a partir de las reservas y no desde una hoja de cálculo aparte.

Conciliación de pagos (reconciliation)

La conciliación de pagos es la asignación de los pagos entrantes (transferencias, pagos con tarjeta, pagos a través de proveedores como Flywire) a las facturas y reservas abiertas a las que pertenecen. Hecha a mano es uno de los mayores devoradores de tiempo de la oficina de una escuela, porque faltan referencias, los importes difieren y las agencias pagan de forma agrupada. Cómo funciona la conciliación de forma sistemática lo muestra nuestra guía sobre la conciliación de pagos en la escuela de idiomas.

Consulta

Una consulta es el contacto no vinculante de un interesado antes de la reserva, el «lead» en el lenguaje habitual de CRM. Llevar consultas y reservas por separado es una función básica del software para escuelas de idiomas: de la consulta salen el presupuesto y la fecha de seguimiento, y solo con la confirmación se convierte en una reserva con factura y ocupación.

Contrato de encargo del tratamiento (DPA)

Un contrato de encargo del tratamiento (en inglés DPA) es el contrato exigido por el art. 28 del RGPD entre una escuela y cada proveedor que trata datos personales por encargo suyo: el software de gestión, en primer lugar. Regula dónde residen los datos, quiénes son los subencargados y qué ocurre en caso de brecha de seguridad. Un proveedor serio facilita por escrito, a petición, el contrato y un resumen de seguridad. Cómo es esto en Fidelo se explica en la página de seguridad.

CRICOS / PRISMS

CRICOS es el registro australiano de los proveedores educativos autorizados a enseñar a estudiantes internacionales; PRISMS es el sistema estatal de notificación asociado, a través del cual los proveedores comunican a las autoridades las incorporaciones y los abandonos de cursos. Ambos afectan exclusivamente a escuelas con obligaciones de notificación australianas. Quien opera allí necesita software que soporte esas notificaciones; para las escuelas europeas este par de términos no tiene ninguna relevancia.

Factura agrupada

Una factura agrupada reúne varias reservas o servicios en un único documento de factura, algo típico con agencias que envían a muchos estudiantes o con clientes de empresa que inscriben a sus empleados en cursos. Reduce el volumen de facturas y el trabajo de conciliación en ambos lados, pero exige que el sistema asigne con limpieza las partidas individuales a las reservas correspondientes.

Importación de prueba

Una importación de prueba es la carga de ensayo de los datos existentes propios (estudiantes, reservas, agencias) en un sistema nuevo antes de la decisión de compra. Hace visibles dos cosas que ninguna demo muestra: hasta qué punto los datos propios encajan estructuralmente en el nuevo sistema y cuál será realmente el esfuerzo de migración.

LMS vs. software de gestión

Un LMS (Learning Management System, p. ej. Moodle) organiza el aprendizaje: contenidos del curso, tareas, progreso. El software de gestión organiza el negocio: consultas, reservas, facturas, alojamientos, comisiones. No compiten entre sí, se complementan: el sistema de gestión entrega los datos de reservas y clases al LMS, y el LMS imparte la enseñanza. Quien compra un LMS esperando un sistema de gestión (o al revés) suele darse cuenta después de la implantación.

Modelo OTA (comisión por reserva)

El modelo OTA es un modelo de precios de software en el que el proveedor gana con cada reserva o con un porcentaje de la facturación. Debe su nombre a las Online Travel Agencies, que trabajan así. Para la escuela significa que los costes de software crecen con cada temporada fuerte. El modelo contrario es el precio fijo por usuario administrativo, con el que la factura es independiente del volumen de reservas.

Permisos por roles

Los permisos por roles (derechos de acceso basados en roles) determinan qué miembros del equipo pueden ver y editar qué datos: el departamento de alojamiento, las indicaciones de salud para la familia anfitriona; la contabilidad, los pagos, pero no al revés. En materia de protección de datos son más que una comodidad: los datos especialmente protegidos, como las alergias, no pueden estar a la vista de todo el equipo, y los permisos por roles son la herramienta con la que eso se impone técnicamente.

Plan de ocupación

Un plan de ocupación muestra qué plazas de alojamiento (habitaciones en familias anfitrionas, camas en residencias) están ocupadas, reservadas o libres en cada periodo. Como las reservas de turismo idiomático llevan fechas de llegada y salida, de él se lee directamente dónde queda capacidad en una semana fuerte de verano y dónde amenaza la sobreocupación.

Portal de agencias

Un portal de agencias es un acceso en línea propio con el que las agencias intermediarias crean reservas para sus estudiantes, consultan el estado de los expedientes en curso y descargan documentos, sin que cada pregunta pase por el correo electrónico. Para las escuelas con negocio de agencias sustituye el ir y venir de formularios y hace trazable la liquidación de comisiones, porque ambas partes miran el mismo estado de los datos. Al comparar precios merece la pena mirar si los accesos de agentes cuentan como usuarios de pago o son gratuitos.

Portal del estudiante

Un portal del estudiante (también portal del alumno o app del participante) es el acceso propio de los participantes de un curso, donde están el horario, los documentos, las facturas y la información del curso. Traslada las preguntas rutinarias (¿cuándo es mi curso?, ¿dónde está mi confirmación?) del mostrador de recepción al autoservicio, y en muchos proveedores es gratuito para los estudiantes, porque solo los usuarios administrativos cuentan como licencias.

Precio escalonado (modelo por usuario)

Un precio escalonado es un modelo en el que el precio por usuario administrativo baja por tramos a medida que crece el número de usuarios. La undécima licencia cuesta menos que la primera. Lo decisivo es quién cuenta como usuario: en los modelos justos, solo el equipo de administración, mientras que los accesos de estudiantes, profesores y agentes quedan libres. Cómo sale la cuenta en concreto se puede simular con la calculadora de nuestra página de precios.

Prueba de autoservicio vs. demo guiada

La prueba de autoservicio y la demo guiada son las dos vías habituales para conocer un software antes de comprarlo: en la prueba uno se registra por su cuenta y ensaya un sistema vacío; en la demo guiada el proveedor muestra el sistema en una cita siguiendo los procesos propios del cliente. Cuanto más configurable es un software (listas de precios, reglas de comisiones, plantillas de documentos), más apuesta el proveedor por la demo, porque un sistema sin configurar dice poco del día a día posterior. Fidelo combina ambas: una demo guiada y un acceso de demostración gratuito.

Prueba de nivel

Una prueba de nivel determina, antes del inicio del curso, el nivel de idioma de un participante para que entre en la clase adecuada. En el software de gestión es, idealmente, un formulario en línea cuyo resultado aterriza directamente en la ficha del estudiante y alimenta la planificación de clases, en lugar de quedarse como PDF en la bandeja de entrada.

Reserva vs. inscripción

Una reserva es la contratación vinculante de un paquete de servicios en el negocio del turismo idiomático. Típicamente curso, alojamiento, traslado y seguro, con fechas de llegada y salida; una inscripción es el registro en un curso en la actividad docente local. La distinción es más que un matiz de palabras: de una reserva cuelgan la ocupación, la comisión y los documentos de viaje; de una inscripción, la plaza en el curso, la lista de participantes y el certificado. Y ambas son, a su vez, algo distinto de la consulta no vinculante.

Sistema de referencia (system of record)

El «system of record» es el sistema principal en el que reside el estado vinculante de los datos: la única fuente a la que siguen todas las demás herramientas. Para una escuela de idiomas significa, en la práctica, que las reservas, los pagos y las ocupaciones viven en el sistema de gestión, y que la herramienta de newsletters, la contabilidad o el LMS toman sus datos de ahí; no al revés y no en paralelo en cinco hojas de cálculo con cinco verdades.