Kurz gesagt: Kostenlos ist ein legitimer Anfang, kein Betrug. Es endet an drei Stellen: sobald Geld fließt, sobald mehrere Menschen dieselben Daten pflegen, und sobald jemand haftet. Open Source gibt es in diesem Markt fast nur als Lernplattform, nicht als Verwaltung. Und Gratis-Tarife kommerzieller Anbieter sind meistens Deckel, keine Geschenke.
„Kostenlos“ ist der mit Abstand häufigste Zusatz, den Menschen an Software-Suchen anhängen, in jeder Sprache. Das ist keine Geiz-Frage. Wer eine Schule oder ein Kursprogramm aufbaut, hat oft noch kein Budget und will erst einmal wissen, ob es auch ohne geht. Die ehrliche Antwort lautet: eine Weile ja. Dieser Artikel sagt, wie lange.
Es gibt drei verschiedene „kostenlos“
Die drei werden gern in einen Topf geworfen, sind aber grundverschieden.
Die Tabelle. Excel oder Google Sheets kosten nichts, gehören Ihnen, funktionieren sofort und sind unschlagbar flexibel. Für einen Trainer mit zwanzig Teilnehmern ist das keine Notlösung, sondern die richtige Wahl. Woran man merkt, dass es kippt, steht ausführlich in unserem Umzugsplan von Excel.
Der Gratis-Tarif eines kommerziellen Anbieters. Hier ist „kostenlos“ ein Marketing-Instrument mit eingebautem Deckel. In unserem Preisreport haben wir zehn Anbieter der Branche durchgesehen: Nur drei bieten eine echte Testphase im Selbstbedienungsverfahren, bei zwei weiteren führt der „Free Trial“-Knopf auf ein Kontaktformular oder in einen Testvertrag mit Fragebogen. Wo es einen Gratis-Plan gibt, hat er Grenzen, bei einem Anbieter endet er zum Beispiel bei hundert Kontakten (Stand 08/2026). Das ist nicht unfair, man sollte den Deckel nur kennen, bevor die Daten drin sind.
Open Source. Hier liegt das größte Missverständnis, und es lohnt sich, genau hinzusehen.
Open Source in diesem Markt heißt Lernplattform, nicht Verwaltung
Wer „Kursverwaltung Open Source“ sucht, landet fast zwangsläufig bei Moodle, ILIAS oder Chamilo. Diese Systeme sind ausgereift, haben große Gemeinschaften hinter sich und sind an vielen Hochschulen im Einsatz. Sie sind aber Lernplattformen: Sie liefern Kursräume, Materialien, Aufgaben, Tests und Noten.
Was sie nicht tun, ist Ihr Geschäft betreiben. Eine Anfrage in ein Angebot verwandeln. Eine Unterkunft belegen und den Anbieter bezahlen. Eine Teilrechnung stellen, wenn der Kunde in zwei Raten zahlt. Eine Provision an eine Agentur abrechnen. Einen Zahlungseingang der richtigen Rechnung zuordnen. Genau dort liegt die Arbeit, die eine Schule oder einen Kursanbieter tatsächlich Zeit kostet.
Das ist keine Kritik an diesen Projekten, sie sind für etwas anderes gebaut. Es heißt nur: Die Lücke bleibt, und sie wird in aller Regel wieder mit einer Tabelle gefüllt.
Die drei Kosten, die nicht auf der Rechnung stehen
Erstens Ihre Zeit. Selbst gehostete Software will installiert, aktualisiert, gesichert und wiederhergestellt werden. Jemand muss die Serverrechnung bezahlen, die Sicherheitsaktualisierungen einspielen und im Zweifel um drei Uhr nachts das Backup zurückholen. Wenn diese Person Sie sind, ist die Software nicht kostenlos, sondern in Ihrer Arbeitszeit bezahlt.
Zweitens die Verantwortung. Sie verarbeiten Namen, Geburtsdaten, Adressen, bei Junioren auch Gesundheitsangaben. Bei einem Dienstleister steht dafür ein Auftragsverarbeitungsvertrag, dazu technische und organisatorische Maßnahmen, ein Löschkonzept und jemand, der im Ernstfall mit in der Verantwortung steht. Bei einer selbst betriebenen Installation sind Sie beides zugleich: verantwortlich und ausführend. Das ist machbar, aber es ist eine bewusste Entscheidung und keine Ersparnis.
Drittens der Moment, in dem etwas schiefgeht. Kein Gratis-Tarif und kein Open-Source-Projekt schuldet Ihnen eine Antwort. Wenn mitten in der Anmeldesaison das Formular auf Ihrer Website nichts mehr durchreicht, entscheidet sich, ob Sie jemanden anrufen können oder ein Forum durchsuchen.
Wann kostenlos wirklich die richtige Wahl ist
Ohne Umschweife: Wenn Sie allein oder zu zweit arbeiten, überschaubar viele Teilnehmer betreuen, keine Unterkünfte vermitteln, nicht über Agenturen verkaufen und Zahlungen per Überweisung annehmen, dann brauchen Sie heute keine Verwaltungssoftware. Eine gute Tabelle und ein Ordner reichen. Geld dafür auszugeben, wäre in dieser Lage keine Investition, sondern eine Ausgabe.
Es kippt an erkennbaren Stellen. Wenn zwei Personen dieselbe Liste pflegen und die Wahrheit unklar wird. Wenn Zahlungen in Raten kommen und niemand mehr sagen kann, wer was offen hat. Wenn Unterkünfte, Transfers oder Provisionen dazukommen und jede davon ein eigenes Blatt bekommt. Wenn eine Behörde, ein Prüfer oder ein Teilnehmer eine Auskunft will und Sie in vier Dateien suchen.
Und was kostet dann die Alternative
Wir halten es hier so, wie wir es uns von anderen wünschen würden: Alle unsere Preise stehen öffentlich auf der Preisseite, mit vollständigen Tabellen und einem Rechner. Fidelo kostet zwischen 20 € und 95 € pro Verwaltungsnutzer und Monat, je nach Paket und Anzahl. Dazu kommt einmalig eine Gebühr für Einrichtung und Schulung von 660 bis 1.450 € je nach Paket. Teilnehmer, Schüler, Lehrer, Trainer und Agenten kosten nichts und sind unbegrenzt, es zahlt also nur, wer selbst im System arbeitet.
Kostenlos ausprobieren können Sie Fidelo mit einem Demo-Zugang. Dazu gibt es eine geführte Demo von dreißig Minuten entlang Ihrer eigenen Abläufe, denn ein leeres, unkonfiguriertes System allein beantwortet die Frage nicht, die Sie tatsächlich haben.
Wenn Sie noch am Anfang stehen, bleiben Sie ruhig bei der Tabelle. Wenn Sie die Anzeichen oben wiedererkennen, sehen wir uns Ihren Ablauf gemeinsam an.