Quand on choisit un logiciel de gestion pour une école de langues, un centre de formation ou une agence de séjours linguistiques, on rencontre un vocabulaire bien à lui : un tiers métier du voyage, un tiers activité de formation, un tiers grille tarifaire de logiciel. Ce glossaire définit les 20 termes qui reviennent vraiment dans les démonstrations, les devis et les contrats, en ordre alphabétique. Chaque définition se suffit à elle-même ; les exemples qui suivent expliquent pourquoi le terme compte en pratique.

Application en marque blanche

Une application en marque blanche est une application ou un portail qui se présente sous le nom et le design de l’école, et non sous la marque de l’éditeur du logiciel. Pour l’école, c’est l’image extérieure qui compte : élèves et agences voient l’école, pas son fournisseur de logiciel. Techniquement, le produit reste le même. Il faut vérifier quels éléments peuvent réellement être personnalisés (logo, couleurs, domaine) et ce que cela coûte.

Commission d’agence

La commission d’agence est la rémunération qu’une école de langues verse à une agence partenaire pour une réservation apportée : habituellement un pourcentage du prix du cours, souvent échelonné par agence ou par type de prestation. Le logiciel de gestion la modélise via des catégories de commission et des conditions de paiement, de sorte que les factures et avoirs de commission sont générés automatiquement à partir des réservations et non d’un tableur séparé.

Contrat de sous-traitance (DPA)

Un contrat de sous-traitance (en anglais DPA, Data Processing Agreement) est le contrat imposé par l’art. 28 du RGPD entre une école et chaque prestataire qui traite des données personnelles pour son compte : au premier rang, le logiciel de gestion. Il règle où résident les données, qui sont les sous-traitants ultérieurs et ce qui s’applique en cas de violation de données. Un éditeur sérieux fournit sur demande le contrat de sous-traitance et un aperçu de sécurité par écrit. Comment cela se présente chez Fidelo est documenté sur la page sécurité.

CRICOS / PRISMS

CRICOS est le registre australien des organismes de formation autorisés à enseigner aux étudiants internationaux ; PRISMS est le système de déclaration public associé, par lequel les organismes signalent aux autorités les entrées en cours et les abandons. Les deux ne concernent que les écoles soumises aux obligations déclaratives australiennes. Une école qui propose des cours là-bas a besoin d’un logiciel qui prend en charge ces déclarations ; pour les écoles européennes, ce couple de termes ne joue aucun rôle.

Demande

Une demande est la prise de contact sans engagement d’un intéressé avant la réservation, le « lead » dans le vocabulaire CRM courant. Tenir séparément demandes et réservations est une fonction de base d’un logiciel pour école de langues : la demande donne lieu au devis et au rendez-vous de relance, et c’est seulement avec la confirmation qu’elle devient une réservation avec facture et occupation.

Droits d’accès par rôles

Les droits d’accès par rôles définissent quels membres de l’équipe peuvent voir et modifier quelles données : le service hébergement voit les indications de santé pour la famille d’accueil, la comptabilité voit les paiements, mais pas l’inverse. Sur le plan de la protection des données, ils sont plus qu’un confort : des informations particulièrement protégées comme les allergies ne doivent pas être consultables par toute l’équipe, et les droits par rôles sont l’outil qui permet de l’imposer techniquement.

Essai en libre-service vs démonstration guidée

L’essai en libre-service et la démonstration guidée sont les deux voies habituelles pour découvrir un logiciel avant l’achat : dans l’essai, on s’inscrit soi-même et on explore un système vide ; dans la démonstration guidée, l’éditeur montre le système lors d’un rendez-vous, en suivant vos propres processus. Plus un logiciel est configurable (grilles tarifaires, règles de commission, modèles de documents), plus l’éditeur mise sur la démonstration, car un système non configuré dit peu du quotidien futur. Fidelo combine les deux : une démonstration guidée et un accès démo gratuit.

Facture groupée

Une facture groupée rassemble plusieurs réservations ou prestations dans un seul document de facturation, typiquement envers des agences qui placent de nombreux élèves ou des clients entreprises qui envoient des collaborateurs en cours. Elle réduit l’avalanche de justificatifs et le travail de rapprochement des deux côtés, mais suppose que le système rattache proprement les lignes individuelles aux réservations concernées.

Import de test

Un import de test est l’import d’essai de vos données existantes (élèves, réservations, agences) dans un nouveau système avant la décision d’achat. Il rend visibles deux choses qu’aucune démonstration ne montre : dans quelle mesure vos propres données s’insèrent structurellement dans le nouveau système, et quelle sera réellement l’ampleur de la migration.

LMS vs logiciel de gestion

Un LMS (Learning Management System, p. ex. Moodle) organise l’apprentissage : contenus de cours, devoirs, progression. Un logiciel de gestion organise l’activité : demandes, réservations, factures, hébergements, commissions. Les deux ne se concurrencent pas, ils se complètent : le système de gestion transmet les données de réservation et de classes au LMS, le LMS assure l’enseignement. Si l’on achète un LMS en pensant acquérir un système de gestion (ou l’inverse), on ne s’en aperçoit le plus souvent qu’après le déploiement.

Matching en famille d’accueil (homestay)

Le matching en famille d’accueil est l’affectation des élèves aux familles d’accueil selon des critères enregistrés : allergies, animaux domestiques, régime alimentaire, foyer fumeur, distance jusqu’à l’école. Le logiciel filtre automatiquement : les hébergements dont les caractéristiques ne correspondent pas aux exigences de l’élève n’apparaissent même pas dans la sélection. Combiné aux périodes d’occupation, cela évite les deux erreurs classiques du travail manuel : la double occupation et le chat dans le foyer de l’allergique.

Modèle OTA (frais de réservation)

Le modèle OTA est un modèle de tarification logicielle dans lequel l’éditeur prélève une part par réservation ou un pourcentage du chiffre d’affaires. Nommé d’après les Online Travel Agencies, qui fonctionnent ainsi. Pour l’école, cela signifie : les coûts du logiciel grandissent avec chaque saison forte. Le modèle inverse est le prix fixe par utilisateur administratif, où la facture reste indépendante du volume de réservations.

Planning d’occupation

Un planning d’occupation montre quelles places d’hébergement (chambres en familles d’accueil, lits en résidences) sont occupées, réservées ou libres sur quelle période. Comme les réservations de séjours linguistiques portent des dates d’arrivée et de départ, on y lit directement où il reste de la capacité lors d’une semaine d’été chargée et où la surréservation menace.

Portail agence

Un portail agence est un accès en ligne dédié par lequel les agences partenaires créent des réservations pour leurs élèves, consultent l’état des dossiers en cours et téléchargent des documents, sans que chaque question passe par e-mail. Pour les écoles avec une activité d’agences, il remplace les allers-retours de formulaires et rend le décompte des commissions traçable, car les deux côtés regardent le même état des données. Lors de la comparaison des prix, il vaut la peine de vérifier si les comptes agents comptent comme utilisateurs payants ou sont gratuits.

Portail étudiants

Un portail étudiants (aussi appelé portail élèves ou application participants) est l’accès propre des participants aux cours, où se trouvent emploi du temps, documents, factures et informations de cours. Il déplace les questions de routine (« Quand a lieu mon cours ? Où est ma confirmation ? ») du comptoir d’accueil vers le libre-service, et il est gratuit pour les élèves chez de nombreux éditeurs, car seuls les utilisateurs administratifs comptent comme licences.

Rapprochement des paiements (reconciliation)

Le rapprochement des paiements est le rattachement des paiements entrants (virements, paiements par carte, paiements via des prestataires comme Flywire) aux factures et réservations ouvertes auxquelles ils appartiennent. Fait à la main, c’est l’une des tâches les plus chronophages du bureau d’une école, car les références manquent, les montants divergent et les agences paient de manière groupée. Notre guide du rapprochement des paiements à l’école de langues montre comment l’aborder systématiquement.

Réservation vs inscription

Une réservation est l’achat ferme d’un forfait de prestations dans l’activité de séjours linguistiques : typiquement cours, hébergement, transfert et assurance avec dates d’arrivée et de départ ; une inscription est l’enregistrement à un cours dans l’activité d’enseignement local. La distinction est plus qu’une querelle de mots : une réservation entraîne occupation, commission et documents de voyage ; une inscription, place de cours, liste de participants et certificat. Et les deux sont encore autre chose que la demande sans engagement.

Système de référence (system of record)

Le système de référence est le système maître où réside l’état des données faisant foi : la source unique que tous les autres outils suivent. Pour une école de langues, cela signifie en pratique : réservations, paiements et occupations se trouvent dans le système de gestion, et l’outil d’e-mailing, la comptabilité ou le LMS y puisent leurs données, pas l’inverse, et pas en parallèle dans cinq tableurs avec cinq vérités.

Tarif dégressif (modèle par utilisateur)

Un tarif dégressif est un modèle de prix dans lequel le prix par utilisateur administratif baisse par paliers à mesure que le nombre d’utilisateurs augmente. La onzième licence coûte moins cher que la première. Le point décisif est qui compte comme utilisateur : dans les modèles équitables, seule l’équipe back-office, tandis que les comptes élèves, enseignants et agents restent gratuits. Le calcul concret se simule avec le calculateur de notre page tarifs.

Test de niveau

Un test de niveau détermine avant le début du cours le niveau de langue d’un participant, afin qu’il rejoigne la classe adaptée. Dans le logiciel de gestion, il prend idéalement la forme d’un formulaire en ligne dont le résultat atterrit directement dans le dossier de l’élève et alimente la planification des classes, au lieu de rester en PDF dans la boîte de réception.